CZYNNOŚCI WSTĘPNE
- Dokonać przejęcia:
- Nieruchomości na podstawie "Protokołu przejęcia nieruchomości"
- Dokumentacji technicznej od dotychczasowego Zarządcy (administratora)
- Spisać stany liczników
- Odebrać klucze i wyposażenie (sporządzić spis na arkuszu)
- Bieżącej współpracy z Zarządem Wspólnoty mieszkaniowej w postaci kontaktów roboczych odbywanych nie rzadziej niż raz w tygodniu
- Zapewnić stałe godziny obsługi właścicieli w biurze na terenie osiedla w tym co najmniej raz w tygodniu dyżur popołudniowy do godziny 20-tej
- Uaktualnić wykaz lokali, garaży, spis właścicieli i przypadających im udziałów nieruchomości wspólnej
- Założyć teczkę dla każdego właściciela oraz uzupełnić jego dokumentację
- Weryfikować stan prawny i faktyczny lokali
- Prowadzić i aktualizować dokumentację nieruchomości
- Prowadzić spis ruchomości Wspólnoty
- Zweryfikować i przygotować projekt aneksu "Regulaminu porządku domowego" w trybie pilnym przygotować dokumentację do wezwań do zapłaty oraz do windykacji należności
- Założyć i prowadzić książkę korespondencji przychodzącej i wychodzącej
początek strony
CZĘŚĆ TECHNICZNA
- Prowadzić książkę obiektu budowlanego z zapisami przeprowadzonych badań i kontroli stanu technicznego, remontów i przebudowy, w okresie użytkowania obiektu budowlanego, z załącznikami:
- Protokółami corocznej kontroli stanu technicznej sprawności:
- elementów budynku, budowli i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne i niszczące działania czynników występujących podczas użytkowania obiektu
- instalacji i urządzeń służących ochronie środowiska
- instalacji gazowych oraz przewodów kominowych (dymnych, spalinowych i wentylacyjnych)
- Protokołem - sporządzonym w ciągu ostatnich pięciu lat - sprawdzenia stanu sprawności technicznej i wartości użytkowej całego obiektu budowlanego, estetyki obiektu oraz jego otoczenia, oraz badania instalacji elektrycznej w zakresie stanu sprawności połączeń, osprzętu, zabezpieczeń środków ochrony od porażeń, odporności izolacji przewodów oraz uziemień instalacji i aparatów
- Ocenami i ekspertyzami stanu technicznego obiektu
- Protokołami i nakazami organów Państwowego Nadzoru Budowlanego oraz Państwowej Straży Pożarnej, Państwowej Inspekcji Ochrony Środowiska, Państwowej Inspekcji Sanitarnej i Państwowej Inspekcji Pracy
- Przygotować i prowadzić instrukcję obsługi i eksploatacji obiektu, instalacji i urządzeń związanych z obiektem
- Przeprowadzać okresowe przeglądy stanu technicznego nieruchomości:
Co roku:
- kominiarski
- gazowy
- ogólnobudowlany elementów narażonych na szkodliwy wpływ warunków atmosferycznych
co pięć lat
- Szczegółowy przegląd stanu technicznego budynku, w tym instalacji elektrycznych (zabezpieczenie przeciwporażeniowe)
- Założyć i prowadzić książki usterek i zgłoszeń technicznych
- Kontrolować i egzekwować prawidłowość i rzetelność wykonywania umów zawartych z podmiotami zewnętrznymi obsługującymi Wspólnotę
- Pełnić nadzór i egzekwować prawidłowe, rzetelne wykonywanie przez podmioty zewnętrzne bieżącej konserwacji i bieżących napraw nieruchomości wspólnej
- Pełnić nadzór i egzekwować utrzymanie należytego stanu porządku i czystości nieruchomości wspólnej
- Opracować projekty rocznego planu konserwacji, remontów oraz inwestycji długoterminowych nieruchomości
- Nadzorować i kontrolować zlecone roboty pod kątem jakości i prawidłowości technicznej pomocy w zawarciu bądź kontynuacji umowy ubezpieczenia budynku
- Przygotować w imieniu Wspólnoty konkursy ofert na dostawy i usługi
- Występować w imieniu Wspólnoty z roszczeniami z tytułu udzielonej gwarancji i rękojmi
początek strony
CZĘŚĆ EKSPLOATACYJNA
Dokumenty właścicieli lokali
- Prowadzić teczki właścicieli zawierające kserokopie wypisów z ksiąg wieczystych lub aktów notarialnych, odpisy aneksów płatniczych, dane o adresie (jeśli właściciel ma inny adres niż Wspólnota)
- Prowadzić spis właścicieli lokali i garaży (z powierzchnią ) oraz udziałami nieruchomości wspólnej
- Prowadzić okresowy odczyt wodomierzy głównych i indywidualnych. Rozliczać koszty ścieków, śmieci, wody i ciepła
- Przekazać do wiadomości właścicieli lokali:
- informację o dacie przejęcia nieruchomości
- podać adres i telefony administratora, godziny pracy i sposób kontaktu poza godzinami pracy
- składu Zarządu
- numery rachunku bankowego Wspólnoty
- sposób i terminy wnoszenia opłat na koszty zarządzania nieruchomością wspólną i opłat na usługi komunalne
- informacje o konserwatorach
- Na podstawie uchwały właścicieli lokali w sprawie wysokości zaliczki na koszty zarządzania nieruchomością wspólną i na fundusz remontowy sporządzić i doręczyć wszystkim właścicielom lokali aneksy z naliczeniem opłat (pokwitowanie aneksu przechowywać w dokumentacji Wspólnoty - teczki lokali)
- Umieścić na klatkach schodowych informacje zawierające:
- informacje o administratorze i konserwatorach
- telefony awaryjne i alarmowe
Dokumenty prawne Wspólnoty
- Umowa Wspólnoty (statut, regulamin)
- Protokół przejęcia nieruchomości i jej dokumentacji technicznej
- Protokoły z kolejnych zebrań właścicieli lokali z załącznikami (powiadomienia, listy obecności, pełnomocnictwa, uchwały, listy głosowania nad uchwałami)
- Uchwały właścicieli podjęte w trybie indywidualnego zbierania głosów z listami głosowania i pismami Zarządu powiadamiającymi wszystkich o treści tych uchwał
- Regulamin porządku domowego
- Dokumenty procesowe
Umowy z kontrahentami
- Przygotować umowy o dostawę mediów (energii elektrycznej, gazu, zimnej wody, odprowadzania ścieków, wywozu nieczystości) i powiadomić firmy o zmianie administratora
- Dokonać zgłoszenia do Urzędu Dozoru Technicznego
- Ubezpieczyć budynek od ognia i innych zdarzeń losowych, z uwzględnieniem szkód tzw. "wodociągowych" oraz od odpowiedzialności cywilnej Wspólnoty. Kontrolować terminy ważności umów
- Przygotować umowy z konserwatorami: elektrykiem , hydraulikiem oraz na piśmie ustalić warunki świadczenia usług, kontroli i zakres obowiązków konserwatorów
- Zawrzeć umowy na pożytki (reklamy, szyldy itp.)
- Przygotować umowy z wykonawcami remontów, protokoły odbioru robót (kosztorysy przekazać do weryfikacji)
początek strony
KSIĘGOWOŚĆ I PRACE ORGANIZACYJNE
- Prowadzić księgi rachunkowe i ewidencję pozaksięgową kosztów Zarządu nieruchomością oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów zgodnie z ustaleniami przyjętymi dla Wspólnoty
- Sporządzać deklaracje rozliczeniowe (CIT, PIT, VAT)
- Przedstawiać zestawienie obrotów i sald oraz salda właścicieli co miesiąc
- Sporządzać bilans i rachunek zysków i strat roczny
- Prowadzić rozliczenia z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej
- Dokonywać rozliczeń przez rachunek bankowy
- Sporządzać dla Zarządu projekt i rozliczenie rocznego planu gospodarczego i funduszu remontowego
- Przekazać sprawozdanie finansowe do 15 lutego roku następującego po roku rozliczeniowym
- Przygotować i opracować projekty uchwał wraz z listami do głosowania
- Przygotować, zwoływać i obsługiwać zebrania Wspólnoty
- Powiadamiać właścicieli o treści uchwał podejmowanych z udziałem głosów zbieranych indywidualnie
- Prowadzić dokumentację z zebrań oraz nadzór nad realizacją uchwał
- Informować Zarząd o sytuacji ekonomicznej Wspólnoty
- Pobierać, na podstawie wystawianych faktur, pożytków z nieruchomości wspólnej na rachunek i na rzecz Wspólnoty
- Przygotować propozycję lokowania wolnych środków finansowych Wspólnoty
- Przedstawiać propozycję zmian wysokości opłat
- Analizować na bieżąco wpłaty zaliczek właścicieli, sporządzać co miesiąc zestawienia zaległości we wpłatach właścicieli, wysyłać wezwania do zapłaty, skutecznie windykować należności oraz przygotowywać materiały przedprocesowe
- Zapewnić obsługę prawna w zakresie podstawowych działań oraz przygotowania wezwań do zapłaty i pozwów sądowych do egzekucji zaległych należności
początek strony